Ufficio posta
Nelle proprie aree attrezzate, LOGIDOC predispone le lavorazioni commissionate, in piena autonomia di risorse umane e tecniche. Il know-how raggiunto dalla nostra società permette di affrontare le lavorazioni con pianificazioni diverse e/o più complesse quali:
Flusso IN
- Gestione della corrispondenza proveniente da terzi e/o rete periferica, destinata alla Sede del cliente;
- Gestione informatica del protocollo;
- Smistamento come da procedure stabilite con il cliente;
- Consegna della corrispondenza in Sede al piano desk to desk;
- Acquisizione digitale documentazione non inoltrata in Sede.
Flusso OUT
- Prelievo della corrispondenza prodotta dalla Sede del cliente indirizza a terzi, rete periferica, o da digitalizzare
- Incasellamento ed invio della corrispondenza indirizzata alla rete periferica
- Affrancatura e postalizzazione della corrispondenza indirizzata a terzi
- Stampa ed imbustamento della corrispondenza ricevuta tramite supporto elettronico documentazione
- Acquisizione digitale
Archiviazione Fisica
Ogni Ente, produce nel corso della sua attività una notevole quantità di documenti e di informazioni importantissimi sia dal punto di vista quantitativo, sia soprattutto, dal punto di vista qualitativo. La conservazione di questo patrimonio comporta inevitabilmente costi, che devono essere gestiti adeguatamente. La conservazione non deve infatti rappresentare una pura spesa per l’ente produttore delle carte, ma al contrario, costituire elemento di supporto per lo svolgersi dell’attività, produrre vantaggi quale fonte primaria di informazione, permettere la valorizzazione del patrimonio documentale, che è un bene culturale.
Il conseguimento di tali obiettivi è reso possibile dall’opportuno utilizzo delle linee di servizio sviluppate da LOGIDOC che si propone sul mercato come gestore delle seguenti attività:
- Gestione degli archivi di deposito
- Gestione degli archivi correnti
- Gestione degli archivi storici
- Imaging: gestione ottica dei documenti
- Archiviazione e conservazione di supporti EDP
La migliore razionalizzazione organizzativa dell’archivio di un ente sarà la risultante di vari elementi che interagiscono in maniera sinergica producendo i seguenti effetti:
- l’ottenimento rapido e tempestivo del documento e/o dell’informazione;
- la disponibilità di una completa schedatura e inventariazione del proprio archivio con la creazione di una banca dati relazionale;
- la fruibilità dei dati per più utenti e la disponibilità di statistiche sul numero di accessi;
- la conoscenza di tutti i costi dell’attività archivistica;
- la conversione di costi interni, fissi e occulti in costi variabili, controllabili e definiti.
L’attività di LOGIDOC è ispirata ai principi di razionalizzazione della gestione dell’archivio nel suo complesso e a principi di economicità, attraverso l’applicazione di regole e procedure determinate.
Archiviazione Digitale
l’accesso alle informazioni , ha assunto un ruolo di importanza strategica.
In un ambiente che ci sommerge quotidianamente di nuove informazioni, spesso si fatica a reperire subito “quella” informazione che stiamo cercando.
Sappiamo che da qualche parte c’è, ma non sappiamo come potervi accedere ora.
Enterprise content Management (ECM), forma evoluta della gestione documentale, consente con la creazione, la raccolta e la memorizzazione delle informazioni in maniera organizzata e strutturata al fine di migliorare e Facilitare l’accesso dei dati.
Le aziende hanno capito che la propria ricchezza non e’ la quantità delle informazioni che circolano al loro interno, quanto la capacità di fruirne in maniera efficiente.
L’automazione dei processi di gestione dei contenuti e la loro integrazione con i diversi sistemi di business, consentono di ridurre tempi e costi, determinando una notevole crescita dell’efficienza aziendale.
Una soluzione di ECM è composta da un insieme di strumenti che consentono la gestione della documentazione prodotta e ricevuta all’interno di un’organizzazione, indipendentemente dal suo formato.
Permette inoltre di catalogare, organizzare, archiviare, condividere ed inviare ogni tipologia di documento. Tutti gli utenti avranno disponibile, in qualsiasi momento ed in qualunque luogo, l’ultima versione aggiornata in tempo reale del documento e, se autorizzati, potranno revisionarli ed approvali.
Tale processo porta notevoli benefici all’interno di un’organizzazione: una maggior efficienza e tempestività delle informazioni, una riduzione dei costi per la riduzione degli spazi di archivio e la riduzione dei tempi di ricerca, con un impatto positivo sulla customer satisfaction.
Le soluzioni di ECM che proponiamo sono basate su tecnologie leader a livello mondiale.
Con l’utilizzo di queste architetture realizziamo applicazioni personalizzate per tutte le esigenze dei nostri clienti e le rendiamo sempre disponibili sia on-premises che in Cloud.
Le caratteristiche principali dei sistemi di ECM che offriamo sono:
- Scalabilità dei sistemi
- Controllo della sicurezza inclusi i diritti di lettura, modifica e cancellazione dei documenti Ricerca full text
- Controllo delle versioni
La Conservazione Digitale a norma, consente alle imprese di conservare i documenti digitali in maniera che essi mantengano il loro pieno valore legale nel tempo.
Questo processo, se effettuato nel rispetto della normativa vigente, consente alle aziende di smaterializzare completamente la propria documentazione cartacea.
In pratica, questo si traduce nel poter evitare la stampa cartacea di documenti come fatture, sia attive che passive, libri giornali bollati e molte altre tipologie di documenti.
Tutti questi dati trovano, per il quotidiano uso interno, la loro naturale collocazione all’interno di un sistema di Enterprise content Management.
Offriamo ai nostri clienti il sistema di conservazione digitale LegalBunker, che rispetta i più alti standard di sicurezza ed affidabilità attualmente richiesti dal mercato.